Ежедневната работа на една счетоводна кантора включва обработка на голям обем документи от множество източници — имейли, месинджъри, портали на институции, банкови системи, скенери. Всеки от тези канали генерира информация в различен формат и в различно време, което създава няколко системни проблема:
Разпръснатост на информацията. Документите пристигат по имейл, Viber, FTP, от портала на НАП и от други места. Служителите проверяват всеки канал поотделно, което отнема време и увеличава риска от пропуск.
Дублиране. Един и същ документ често пристига по няколко канала. Без автоматична дедупликация е възможно един документ да бъде обработен двукратно или да създаде объркване.
Липса на видимост. Когато в кантората работят няколко души, е трудно да се проследи кой какво е обработил, дали дадена ведомост е изпратена на клиента и дали той я е получил.
Ръчно проследяване на срокове. Месечните задължения — ДДС декларации, осигуровки, заплати, статистика — се проследяват в Excel таблици, които не са свързани с реалните действия в системата.
Несигурно изпращане. Документи с лични данни (ведомости, рекапитулации) се изпращат като прикачени файлове по имейл, без контрол дали са получени и без възможност за оттегляне.
Когато счетоводител влезе в системата сутрин, той вижда една входяща кутия — нещо като пощенска кутия, в която попадат всички документи от всички канали. Документ, изпратен по имейл от клиент, се появява тук. Снимка на фактура, изпратена по Viber — също тук. Файл, качен на FTP сървъра от банката — тук. Декларация, свалена автоматично от портала на НАП — отново тук. Данни от Търговския регистър — актуално състояние на фирмата, годишни финансови отчети, обявени актове — тук.
Системата знае 10 входни канала: имейл, Viber, НАП, НСИ, Търговски регистър, FTP, скенер, счетоводна програма, Excel файлове и мобилно приложение. Всеки канал работи автоматично — проверява за нови документи на всеки няколко минути и ги добавя във входящата кутия.
Документите не идват сами — идват с контекст. Когато клиент изпрати имейл с прикачена фактура и напише „Моля, осчетоводете тази фактура за м.03, плащането е направено на 15-то", системата запазва и прикачените файлове, и текста на имейла. Във входящата кутия служителят вижда и двете — документите и съобщението — визуално свързани, за да е ясно, че идват от един и същ имейл.
Ако клиент изпрати имейл само с текст (без прикачени файлове) — например „Моля, изпратете ми справка за осигуровките за Q1" — системата създава елемент от тип съобщение във входящата кутия. Съобщенията се обработват по същия начин като документите — могат да бъдат възложени, разпределени по фирма и маркирани като „Готов".
Когато документ пристигне, системата се опитва да разбере за коя фирма е. По имейл адреса на подателя, по телефонния номер, по булстата в текста на документа, по името на файла. Ако е сигурна — показва зелен надпис „АБВ ООД" до документа. Ако не е — показва жълт с въпросителна.
Входящата кутия е организирана в три секции. Първо се виждат документите, които са възложени лично на вас. Ако главният счетоводител е решил, че точно вие трябва да обработите този документ — той се появява най-горе. Тези документи са видими само за вас и за главния счетоводител — колегите не ги виждат. Второ — документите, възложени на колеги. Виждате ги информативно. Трето — новите, неразпределени документи, които чакат някой да ги прегледа.
Когато кликнете на документ, вдясно се отваря панел с преглед — виждате съдържанието без да го сваляте. Оттам избирате фирма и тип документ, и натискате „Разпредели" — файлът автоматично се копира в правилната папка. Или го възлагате на колега, който получава нотификация веднага.
Документ изчезва от входящата кутия само когато служителят го маркира като „Готов". Дотогава стои в списъка — нищо не може да се загуби.
Документите се съхраняват в дървовидна структура като в Windows Explorer. За всяка фирма има папка, вътре — по години, вътре — по типове: Фактури, Декларации, Ведомости, Извлечения, Договори. Всеки тип документ има своя цветна иконка — PDF-ите са червени, XML са оранжеви, снимките лилави, Excel-ите зелени. На пръв поглед се вижда какво е.
За всеки файл системата пази пълна история на версиите. Ако клиент изпрати коригирана фактура — тя се качва като нова версия, а старата не се изтрива. По всяко време може да се види кой какво е качил и кога, да се върне стара версия, да се сравни.
Файл може да бъде заключен — когато счетоводител работи по документ, той го заключва и колегите виждат „Заключен от Мария". Това предпазва от едновременна работа.
С десен бутон върху файл се отваря пълно контекстно меню: отвори, свали, изпрати, сподели, версии, права, заключи, преименувай, премести, изтрий. Всичко на едно място.
Когато изпращате ведомост на клиент, файлът не се прикачва към имейла. Вместо това системата работи на две стъпки:
Имейл 1 — клиентът получава писмо с линк, но без парола. Линкът сам по себе си не дава достъп до документите.
Имейл 2 — когато клиентът отвори линка, системата засича това и автоматично му изпраща еднократен код на имейла. Кодът е 6-цифрен, валиден за 10 минути и за еднократна употреба.
Клиентът въвежда кода и изтегля документите. Кодът се обезсилва.
Защо е по-добре от парола в имейла? Не се изпраща парола — никога. Кодът идва само когато клиентът действително отвори линка. Ако имейлът бъде препратен на трето лице — то няма да получи код, защото кодът отива на оригиналния адрес. Дори ако кодът бъде прихванат, той вече е невалиден след употреба. Системата знае кога е отворен линкът, кога е изпратен код, кога е въведен и дали файловете са изтеглени. Тази информация автоматично отмаркира чеклиста. Ако сте изпратили грешен документ, може да деактивирате линка преди кодът да бъде използван.
В менюто „Изпратени" се вижда пълна история на всички съобщения и нотификации, изпратени към клиенти. По кой шаблон е изпратено (ведомост, напомняне за ДДС, свободен текст), на кой имейл, кога, дали е доставен, дали е отворен.
Може да се филтрира по фирма, по тип шаблон, по статус. И оттам може да се изпрати ново съобщение — избира се фирма или имейл, шаблон или свободен текст, и опционално се прикачва споделен линк.
Всеки месец има едни и същи задачи: ДДС декларации, осигуровки, заплати, ведомости. За всяка от тях OneSpace поддържа чеклист — таблица, в която за всяка фирма се вижда коя стъпка е направена и коя не.
Но чеклистите не са просто списъци за отмятане. Някои стъпки се попълват автоматично. Когато НАП потвърди, че декларацията е приета — стъпката „Подадена" се маркира сама. Когато ведомостта е изпратена по имейл — „Изпратена" се маркира сама. Когато клиентът изтегли документа през споделения линк — „Изтеглена" се маркира сама.
Другите стъпки — „Платена", „Банково нареждане" — се отмятат ръчно от счетоводителя. И може да се отмаркира и автоматична стъпка ръчно, ако нещо не е сработило.
Всеки чеклист има месечен избор — виждате м.03/2026, и от dropdown-а може да превключите на м.02, м.01 или назад. За всеки минал месец се пази процент на изпълнение — така може да се проследи как вървят нещата във времето.
Системата предлага 32 автоматични операции за следене, групирани в 9 категории: данни от НАП, данни от НСИ, данни от Търговски регистър, заплати и ведомости, банкови нареждания, трудови договори, плащания от кантората, периодични плащания и комуникация.
Може и да си създадете собствен чеклист — за каквото пожелаете. Избирате от списъка с автоматични операции кои ви трябват, добавяте ръчни стъпки с произволен текст, задавате срок и повторяемост.
Когато отворите фирма от списъка, виждате детайлен екран с всичко, което знаете за нея: данни, адрес, контакти, кой е счетоводителят, кой прави ТРЗ-то, линк към документите в Explorer.
Но по-важното е, че виждате и какво е направено и какво остава за текущия месец. Завършени задачи — с дати. Предстоящи — с крайни срокове. Изпратено — какво е стигнало до клиента. Неизпратено — с бутон за директно изпращане.
Оттук може да извършите всяка от ежемесечните операции: да изпратите ведомост, да напомните на собственика да плати ДДС-то или осигуровките, да генерирате банкови нареждания за заплати или наеми, да изтеглите актуални данни от НАП, НСИ или Търговски регистър.
Може да напишете бележка за колега — „Провери фактура 0089, доставчикът твърди друга сума" — и тя ще се появи във входящата кутия на колегата като задача.
Когато в списъка с фирми изберете няколко с чекбокс, вдясно е наличен панел с бутони за масови операции: изпращане на ведомости, напомняне на собственици, генериране на банкови нареждания, изтегляне от НАП, НСИ и Търговски регистър, планиране на месечни операции.
В счетоводна кантора работят повече хора и всеки има свои фирми и задачи. OneSpace показва ясно кой за какво отговаря.
Когато главният счетоводител влезе, той вижда входящите кутии на всички. Може да възложи документ на конкретен колега — и колегата веднага го вижда в секцията „Възложени на мен". Може да го пре-възложи ако натоварването не е равномерно.
Всеки потребител вижда само менютата, които му е разрешил администраторът, и документите само на фирмите, до които има достъп. Счетоводителят вижда данъчни чеклисти, ТРЗ специалистът — заплати и договори, клиентът — само документите на своята фирма.
Вместо да влизате в портала на НАП, да търсите фирма по фирма и да сваляте документи ръчно, OneSpace прави това автоматично. Конфигурирате го веднъж и той периодично проверява за нови данни.
Важна разлика от другите канали: документите от институциите не попадат във входящата кутия. Тъй като системата знае за коя фирма са (булстатът е зададен предварително), те се записват директно в правилната папка. Счетоводителят получава нотификация и чеклистът се обновява автоматично, но не трябва ръчно да разпределя тези документи.
Повечето счетоводни програми (Делта Про, Ажур, Плюс Минус, Микроинвест) и ТРЗ програми (Омекс, Soft1) експортират файлове в организирана папкова структура на диска. OneSpace може да следи тези папки и при синхронизация автоматично да качи новите файлове в правилната фирма и категория.
Как работи: задавате коренната папка на счетоводния софтуер и казвате на системата кои папки на диска съответстват на кои фирми в OneSpace. Ако структурата е стандартна — mapping-ът е автоматичен. Ако не — конфигурирате го ръчно веднъж.
При натискане на бутон „Синхронизирай" или по график: системата сканира за нови или променени файлове, качва ги под правилната фирма и класификатор, не дублира вече качени файлове, записва директно в папките и може да обнови чеклисти.
За клиентите на кантората има максимално просто мобилно приложение. Единствената му цел: да изпрати документ на счетоводителя.
Собственикът отваря приложението, вижда голям бутон „Изпрати документ". Натиска — избира Камера или Файл. Снима фактурата или прикачва PDF. Избира за коя от фирмите си е. Натиска „Изпрати". Готово.
Всяка фирма в OneSpace има уникален абонаментен код. Когато счетоводната кантора започне работа с нов клиент, тя му изпраща линк за инсталиране на приложението и абонаментен код. Клиентът въвежда кода и автоматично се свързва със счетоводната кантора. Ако клиентът има няколко фирми — въвежда кода за всяка и при изпращане избира за коя е.
Когато счетоводителят влезе в системата, първото нещо, което вижда, е таблото. На него: просрочени задачи (червено, кликаеми), възложени документи, прогрес на текущите чеклисти, неизтеглени линкове, крайни срокове с точни дати и последна активност на колегите.
В менюто „Справки" се виждат подробни отчети: документи по фирми и канали, изпълнение на чеклисти по месеци, натовареност на служителите, спазване на срокове, активност на клиенти и финансов обзор — дължими суми per фирма за ДДС, осигуровки, заплати, наеми.
Всеки потребител вижда само това, което му е позволено. Администраторът настройва индивидуално: кои менюта вижда и до кои фирми има достъп. Всяко действие в системата се записва в одит лог — кой, кога, какво. Качване на документ, изпращане, възлагане, влизане в системата. Дори когато клиент изтегли файл от споделен линк — записва се.
Документите не могат да бъдат изтрити безвъзвратно — при изтриване се архивират и могат да бъдат възстановени.
| Преди | С OneSpace |
|---|---|
| Проверка на 5 места сутрин (имейл, Viber, FTP, НАП, скенер) | Всичко в една входяща кутия |
| „Кой се занимава с тази фактура?" | Възложен на Иван, вижда се в неговата кутия |
| „Изпратихме ли ведомостта на Георги?" | Изпратена на 28.03, изтеглена на 28.03 14:20 |
| Excel чеклист с ръчно отмятане | Автоматично отмятане от НАП, от банка, от изтегляне |
| Прикачени файлове по имейл, без следене | Линк + еднократен код, проследяване, авто отмятане |
| „Кои фирми са просрочени?" | Червена секция на таблото, с брой дни |
| 12 напомняния за осигуровки, едно по едно | Един бутон, 12 имейла за 3 секунди |
| „Влез в НАП и виж дали е приета" | Системата свали потвърждението и отмаркира чеклиста |
| „Каква е промяната в Търговския регистър?" | Нотификация: „Смяна на управител за АБВ ООД" |